Če bi združili ves čas, ki ste ga porabili za iskanje papirjev na vaši neorganizirani mizi, bi vas začudilo, koliko časa zapravimo zaradi nereda v naših pisarnah. Ob nekaj preprostih korakih za organizacijo vaše pisarne bo prišlo do jasnejših misli in posledično večje produktivnosti. Tukaj je 20 nasvetov za začetek:
- Spremenite celotno pisarno. Znebite se vsega, kar v mesecu niste uporabili ali se dotaknili, kar ni pomembno za namene vodenja evidenc. To velja za papirje, sponke, knjige, okraske in celo pohištvo. Če ima neko vrednost, ga podarite ali ga darujte drugemu sodelavcu.
- Postavite stvari na njihovo pravo mesto. Vzemi vse, kar ni na ustreznem mestu in postavite tam, kamor pripada.
- Ustvarite mini delovna področja. Verjetno imate svoj glavni delovni prostor, na primer vašo mizo, in druga pomožna področja, kot sta cabinet in prostor za pripomočke. V kolikor je to mogoče, hranite pisarniške materiale na svojem delovnem področju.
- Označite stvari. Uporabite marker ali lepo napisane nalepke, da prepoznate različne predale, police, koše itd. Pomagali vam bodo, da odstranite stvari in pomagate sodelavcem, ki bodo morda potrebovali nekaj v vašem prostoru.
- Postavite pripomočke v dosegu roke. Elementi, ki jih najbolj uporabljate, morajo biti najbližje vaši mizi.
- Shranite stvari v digitalni obliki. Težko je opustiti vašo “papirno sled”, vendar digitalna doba vse manj narekuje, da shranjujete fizične datoteke. Dokumente in datoteke shranite digitalno v največji možni meri in redno varnostno kopirajte sistem.
- Ustvarite mapo za sestanke in nujne elemente. V to mapo postavite stvari, ki jih morate izvesti v bližnji prihodnosti, in druge naloge, ki jih je treba opraviti.
- Ustvarite mapo za stvari, ki “čakajo na odgovor”. To so stvari, ki zahtevajo, da nekdo drug opravi svoje delo, preden lahko nadaljujete z delom. Vsakih nekaj dni si oglejte to mapo in preverite stanje projektov..
- Očistite celotno površino delovne mize in vrnite le predmete, ki jih potrebujete vsak dan.
- Organizirajte svojo mizo s pladnji za papirje in zabojnike za manjše predmete..
- Organizirajte predale. Če uporabljate sistem označevanja in organizatorje predalov, tako pospravite papirne sponke, pisala, lepljive listke itd.
- Če je to ustreza vašemu načinu delu, ustvarite ločene mape v mapi »Prejeto« za različne stranke ali sodelavce.
- Znebite se kupov papirja. Ničesar ne uredijo, ampak ustvarijo samo več nereda. Vsakič, ko se kup kopiči, ga preglejte in vložite dokumente kamor sodijo ali jih vržite v smeti.
- Razvrstite pošto takoj, ko pride. Prepogosto dopustimo, da se ovojnice kopičijo, dokler kup papirjev ni preveč zastrašujoč, da bi lahko rešili vse hkrati.
- Označite dokumente z datumom poteka veljavnosti. Ni potrebno vsega hraniti za nedoločen čas. Določite časovni okvir, ko bo mogoče dokument razumno zavreči.
- Arhivirajte fizične datoteke. Dokumente, ki jih potrebujete shranjevati v fizični obliki, shranite natančno v škatle za shranjevanje.
- Shranite revije – samo tiste, ki jih res potrebujete. Uporabljajte vezavo za povezovanje revij in katalogov, ki jih želite obdržati, da ne prevzamejo vaše mize. Ustvarite “mapo za branje” za elemente, ki jih želite prebrati in ne potrebujejo vaše nujne pozornosti.
- Arhivirajte zaključene projekte. Vzemite vse dokončane predmete iz delovnih map in jih prestavite v arhivski del.
- Na koncu dneva počistite mizo in pisarno, pospravite kupe in odstranite odvečne stvari.
- Naredite tedensko čiščenje in vložite dokumente ter preberite vse, kar je čakalo na vašo pozornost.
Ni vam treba storiti vse naenkrat, vendar pa z manjšimi koraki izboljšate organizacijo vaše pisarne, kar bo privedlo do večje produktivnosti in manj nereda – fizičnega in duševnega.
AVTOR: http://workplace-partner.com/category/office-furniture-articles/
