Boljše izkušnje zaposlenih v sejnih sobah. Tehnologija ključnega pomena za spodbujanje produktivnosti v skupnih prostorih.

Ko se organizacije spremenijo na bolj odprto postavitev, zaposleni komunicirajo na nove načine. Zasebne pisarne se zamenjujejo v prostore za sestanke, kjer se ekipe lahko srečajo čez dan. Hkrati se povečujejo digitalna delovna mesta. Več prenosnih naprav in hiter, zanesljiv internet omogočata zaposlenim, da pogosteje delajo zunaj delovnega mesta.

Sodobna pisarna se je preoblikovala v okolje, ki se vse bolj osredotočamo na sodelovanje, bodisi s priložnostnimi srečanjem ali bolj formalnimi. Na primer, ko zaposleni, ki pogosto delajo zunaj delovnega mesta, pridejo na delovno mesto, bodo verjetno tisti dan združili vse notranje

Pomembno je razmisliti o uporabi pomožnih prostorov na delovnem mestu. Igrajo ključno vlogo pri zaokroževanju boljše zaposlitvene izkušnje za tiste, ki se borijo z zmanjšano zasebnostjo na delovnih postajah v odprtem načrtu pisarn. Sestanki, bolj neformalni ali tradicionalno oblikovani, postajajo bistvena sestavina, ki zagotavlja ravnovesje v odprti pisarni.

Ustvarjanje boljših izkušenj zaposlenih na področjih srečanja vključuje prostore, razpoložljivost orodij, dostop do moči in enostavnost razporejanja.

Učinkovitost

Z lahkoto se sodelovanje začne s prostorom za srečanja, ki so na voljo ekipam. V zadnjem času je raziskava podjetja Mitie za upravljanje nepremičnin pokazala, da 60 odstotkov zaposlenih ne čuti, da njihova delovna mesta izboljšujejo svojo produktivnost. Prostori za srečanje morajo prispevati k skupnim sejam. To so vozlišča njihovo produktivnost, da uporabniki pogosto gravitirajo na prostore, opremljene z najboljšo tehnologijo. To se dogaja ne glede na to, ali je velikost primerna za njihove potrebe, kar lahko povzroči težave v iskanju proste sobe in neučinkovito uporabo prostora.
Prostori, ki ponujajo brezhibno obliko in tehnologijo, omogočajo uporabo, so bolj enakomerno porazdelitev in manj neuporabnega prostora. To je ključnega pomena, saj se z odprtimi pisarnami poskušamo ustvariti prihranek pri nepremičninah s pomočjo učinkovite rabe prostora.

Orodja za sodelovanje

Orodja, ki zaposlenim olajšajo sodelovanje, so bistvena za čim večje izkoriščanje sestanka. Namesto, da bi zaposleni begali okoli prenosnega računalnika ali zamudili pomembne informacije, organizacije običajno postavijo TV-zaslone v večino sob za sestanke. Še vedno pa je povezava s temi zasloni težava, še posebej pri zunanjih sestankih, kjer ima lahko stranka nestandardizirano opremo in potrebuje drug adapter. Medtem ko je na voljo veliko število adapterjev, so univerzalni vtičniki in programska oprema pogosto lahko učinkovitejši. Novejši prenosniki bi morali imeti možnost neposrednega povezovanja s Smart TV-ji, Google Chromecast pa je koristen, če si delijo zaslone v brskalniku Chrome.

Pravi dostop do energije

S povečanjem števila sestankov je energija vedno problem. To povežemo z dejstvom, da raziskave Steelcase kažejo, da zaposleni zdaj nosijo do tri prenosne naprave z njimi, in jasno je, da jih dostop do energije skrbi.

Dostop do omrežja za naprave, kot so pametni telefoni, predstavlja težave, podobne povezavam na zaslonu, saj je to še en kabel, ki ga lahko prenesete iz sestanka na sestanek. Intuitivno zaračunavanje omogoča zaposlenim moč dostopa v sejnih sobah brez kablov in pomeni, da lahko ostanejo produktivni kljub večjemu času, porabljenem na sestankih. Na primer, odvetniška družba Lavery uporablja to tehnologijo, da zagotovi, da se lahko njihovi odvetniki vedno priklopijo na napajanje.

Upravljanje

Z več opravljenimi sestanki obstaja izogibanje konfliktu pri rezervaciji prostora, kjer je veliko prostora za izboljšave, predlaga raziskave Steelcase. Zaposleni želijo najhitreje najti prostor in za reševanje te težave izumijo številne aplikacije. Prednost teh vrst programske opreme / strojne opreme je, da so izjemno prijazni do uporabnika in zaposlenim, ki želijo rezervirati prostor. To olajšuje iskanje prostora za pomembno srečanje, s čimer se odstrani hrup na delovnih prostorih in hodnikih.
Uporaba te vrste tehnologije omogoča upraviteljem objektov strateško orodje, ne samo za boljše upravljanje njihovih prostorov, temveč tudi, da zaposleni ostanejo srečni v vedno bolj razširjenih odprtih pisarnah. Vsekakor zahteva več časa in sredstev za krepitev skupnih področij v kratkem času, hkrati pa zmanjšuje tudi čas in sredstva, potrebna za dolgoročno odzivanje na zahteve in pritožbe.

Izvor: www.reminetwork.com