Pet načinov, na katera zasnova pisarniških prostorov vpliva na zaposlene

Nova generacija pisarniških prostorov bo morala biti izdelana v skladu s človeškim delovanjem, s povečanjem ozaveščenosti o spremembah, ki se dogajajo na področju izkušenj.

Podjetja se konstantno osredotočajo na izgradnjo boljšega pisarniškega okolja – odprti tlorisi, objekti namenjeni skupinskemu delu, naravna svetloba in celo odmerek ponosa pri opremljanju, so splošno sprejeti, ko govorimo o načrtovanju pisarniških prostorov. Kot velja za druge vidike našega življenja, je tehnologija še vedno pomemben dejavnik v okviru delovnega prostora.

Nova generacija poslovnih prostorov bo morala biti izdelana v skladu s človeškim delovanjem, s povečano ozaveščenostjo o spremembah, ki se dogajajo na področju delovnih izkušenj – predvsem na področjih komunikacije, resničnim sodelovanjem vseh zaposlenih in zunanjih sodelavcev.

Sprememba komunikacijskih potreb

Zaposleni si želijo občutiti povezavo z družbo v kateri delajo in s svojimi kolegi. Poskušajo izvleči vse možne informacije od managerjev in njihovih nadrejenih, da bi razumeli, kako se prilegajo veliki sliki in prihodnosti organizacije. Prav tako pričakujejo, da se jim informacije izročijo na dlani in v realnem času. Nedavna raziskava, izvedena v družbi Fortune 500, je pokazala, da je približno 75% od 38 anketiranih zaposlenih in menedžerjev želelo izvedeti več o trenutnem stanju v njihovi organizaciji.

Fizični prostori kot komunikacijska orodja morajo še naprej zagotavljati pogoje za formalno in neformalno komunikacijo, interakcijo in prenos znanja. V novih, modernih pisarnah so na voljo skoraj trije stoli na zaposlenega. Eden na mestu opravljanja dela, npr. ob delovni mizi, drugi na manj formalnem mestu (kavč, soba za počitek, stoječe mize) in tretja v formalnem prostoru za sodelovanje, katerega velikost se giblje od prostora za dve osebi do prostora za dvajset oseb. Na ta način so vsakemu zaposlenemu na voljo številne poslovne priložnosti in možnosti za sodelovanje s kolegi.

Prostor, ki bo omogočil vsakomur, da se počuti vključenega

Zaposleni, ki čutijo povezanost ustvarijo 400% več prihodkov in so 37% bolj produktivni. Poleg tega je sedem krat bolj verjetno, da so zavzeti zaposleni, ki imajo tesnega prijatelja v službi, ostali v podjetju. Izziv pri oblikovanju prostora, ki ne bi nikogar izključil je dejstvo, da delavci iz dneva v dan postajajo bolj raznoliki v interesih, spolu, narodnosti in starosti.

Poleg tega, da postajajo ljudje vse bolj raznoliki, delavci delajo z različnih lokacij. Za skoraj 3,7 milijona zaposlenih, ki delajo od doma oziroma tam delajo vsaj 50% časa, je nujno, da podjetja najdejo načine za ohranjanje pomembnosti in zaupanja vrednega odnosa s tistimi zaposlenimi.

Prilagodljiv prostor za sodelovanje in možnost izbire kraja dela so dober začetek, vendar pa morajo podjetja razmišljati in ustvariti podobno virtualno izkušnjo za oddaljene delavce. V skladu z rastjo fizičnega prostora za socialno sodelovanje, kot so kavarne in kuhinjska delovna področja, lahko virtualni socialni viri prispevajo k interakciji in sodelovanju zaposlenih na daljavo.

Dobra sredstva družbenega obveščanja in prilagodljiva pisarniška izkušnja omogočajo vključujočo delovno okolje, ne glede na tri vprašanja, ki potrebujejo pozornost v sodobni pisarni izkušenj – vrsta komunikacije, poslovni cilji in lokacija.

Delovno okolje, v katerem je zaposleni v središču

Svet nedvomno postaja vse bolj spremenljiv in bolj povezan. Oblikovanje delovnega okolja v prihodnje se bo odmaknilo od čistega prostorska načrtovanja pisarniških prostorov do celostnega pristopa, ki vključuje tako fizično in virtualno izkušnjo. Težave, kot so bližina zaposlenih, sodelovanje, izmenjava znanja in udejstvovanje zaposlenih bodo temeljne vrednote, po katerih bodo načrtovali te izkušnje; v fizični kot tudi v virtualni resničnosti.

Tukaj je nekaj predlogov za razmislek pred poskusom ustvarjanja vključujočega in angažiranega delovnega vzdušja:

  1. Napotek za tehnologijo: opremite svoje sejne sobe s tehnologijo, ki je potrebna za enostavno vzdrževanje videokonference, kot so mikrofoni in kamere visoke kvalitete. Prepričajte se, da imajo posamezniki potrebna sredstva za komunikacijo, kot so delitev zaslona ali orodij za izmenjavo videa.

  2. V načrtovanju druženja v živo / virtualno: Navedite datume srečanj za svoje zaposlene, da bi se v živo zbrali približno vsake tri mesece. Strateško načrtujte take dogodke v času prazničnih praznovanj, po trimesečnih poročilih, ob koncu leta, ali na kateri koli drugi pomemben dan za vaše podjetje. Pri načrtovanju teh proslav razmislite, kako virtualno angažirati povabljene še pred, med in po dogodku, da bi bil učinek še močnejši, in prizadevanja bolj dobičkonosna.

  3. Vse naj bo osebno: Spodbujajte izmenjavo osebnih podatkov med zaposlenimi, kar bo vodilo do bolj osebnih odnosov med njimi. Vse od fotografije iz domače pisarne zaposlenega na daljavo, do načrtov za prihajajoče počitnice ali fotografije družinskih izletov, bo okrepilo odnose med zaposlenimi in jim pomagalo pri boljšem povezovanju z družbo. Ne pozabite, da so ljudje povezani na podlagi čustvenih vezi.

  4. Uvedite kontinuirano vrednotenje: omislite proces – kot ponavljajoči sestanek na ravni podjetja, vprašalnik ali na drugi način – skozi katerega bodo imeli vsi zaposleni priložnost, da podajajo povratne informacije o izdelku, trženju, kadrovskih projektih ali politiki podjetja. Kombinacija brainstorminga v živo in virtualnih vprašanj je idealna.

  5. Dajte delavcem izbiro: prilagodljivo delovno okolje gre z roko v roki s spreminjajočo se naravo dela in omogoča skupini različnih posameznikov ustvariti delovno okolje, ki jim najbolj ustreza. To velja tako za fizično kot virtualno delovno okolje.

Opremite prostor na način, ki ustreza vsem v organizaciji – oddaljenim in lokalnim zaposlenim – z ustrezno tehnološko in komunikacijsko politiko boste dosegli povečanje stopnje sodelovanja zaposlenih. Povečanje sodelovanja bo vodilo do povečanja produktivnosti in manjši obseg prometa.