8 načinov kako izboljšati produktivnost na delovnem mestu s pomočjo dizajna

Vsem nam je znano, da imata kvaliteten spanec in zdrav zajtrk velik vpliv na produktivnost zaposlenih, ampak kaj vemo o dejavnikih, kot je pogled skozi okno v pisarni?

Uspešna podjetja spoštujejo dejstvo, da so ljudi kompleksni. Podjetja morajo zaposlenim nuditi veliko več od zgolj podpore in brezplačne neomejene kave, da bi iz njih izvlekli maksimum.

Natančneje, obstaja kup raziskav, ki podpirajo trditev, da je lahko dobro zasnovana pisarniška notranjost močno orodje za izboljšanje učinkovitosti zaposlenih.

Vendar pa premišljen dizajn pisarne ni zgolj slediti najnovejšim trendom. Pomembno je, da se ugotovi pravilno opredelitev produktivnosti dela, da bi lahko dobili občutek, kako bomo to dosegi. Na primer, če vas skrbi hitrost izvedbe dela? Povečanje prodaje? Ali morda oblikovanje inovativnih idej?

Kar ustreza potrebam družbe, ni nujno, da ustreza tudi potrebam drugih. Zato lahko postane strogo sledenje trendom draga napaka. Vendar pa obstajajo nekateri oblikovni elementi, ki so imeli dokazano splošno pozitiven učinek na produktivnost, ne glede na vrsto dela.

Predpogoj za produktivnost je sposobnost sožitja, motivacije in priložnosti

Če premišljujete o temu, kako lahko dobro zasnovan pisarniški prostor izboljša produktivnost vaših zaposlenih, je koristno preučiti, kako psihologi organizacijsko opredeljujejo naravo uspešnosti. Dejstvo za njih je učinkovitost, ki izhaja iz sobivanja treh dejavnikov: sposobnosti, motivacije in priložnosti.

Torej, da bi od zaposlenih dobili maksimum, mora delovno okolje gojiti vsako od teh treh dejavnikov. Poglejte si, kako je to mogoče:

  • sposobnost – na sposobnost lahko pozitivno vplivamo z zagotavljanjem ugodnih delovnih pogojev in omogočanje zaposlenim, da da samo kontrolirajo te pogoje
  • motivacija – na motivacijo lahko pozitivno vplivamo z okoljem, ki podpira pozitivno in efektivno sodelovanje, psihološko angažiranost in osebni nadzor zaposlenega
  • priložnost – pisarniški prostor mora omogočati pogoje, z najnižjimi stopnjami tveganja za varnost in zdravje in morajo imeti enostaven dostop do pomembnih institucij

Kateri osnovni oblikovni elementi lahko omogočajo zgornje zahteve?

1.) Toplotno udobje

Vaši zaposleni se verjetno redno pritožujejo, da je prevroče ali premrzlo, in vsi vemo, da je v takšnih razmerah težko biti učinkovit. Toplotno udobje je ključ za ustvarjanje prijetnega delovnega okolja in to se doseže s kombinacijo optimalne ravni temperature, pretoka zraka in stopnje vlažnosti zraka.

Idealna temperatura v pisarni je 21,6 stopinj Celzija (Hok.com) in je dokazano, da stopnja učinkovitosti pada za 1-2% z vsako stopinjo nad ali pod to temperaturo. Osebna kontrola temperature je prav tako pomembna – Študije so pokazale, da naj bi naprave z naprednimi sistemi za regulacijo toplote povečale produktivnost za do 2,8% (Hok.com).Oblikovalske rešitve:

  • Omogočite individualno regulacijo toplote v katerem koli prostoru, kot je sejna soba.
  • Prepričajte se, da je dovolj oken, ki se lahko odprejo.

2.) Nadzor hrupa

Od vseh težav, povezanih z pisarniškim oblikovanjem, je nadzor hrupa verjetno najbolj pomemben. Problem s hrupom je, da je v celoti odvisen od posameznika in od vrste naloge, ki jo ob tem opravlja.

Nekateri ljudje bodo zelo uspešno opravljali vse svoje naloge v prometni pisarni odprtega načina, drugi pa se bodo komaj zbrali. Raziskovalci so tudi ugotovili, da ima lahko izpostavljenost hrupu v daljšem časovnem obdobju resne posledice za zdravje.

Rešitev tega problema leži v okolju izbire – zaposleni morajo imeti možnost, da se samo odločijo za vrsto okolja, v katerem bodo najbolj učinkoviti.

Oblikovalske rešitve:

  • Razdelite pisarniški prostor na manjše dele, od katerih bodo nekateri glasni in prilagojeni za skupinsko delo, medtem ko se bodo drugi prilagodili za individualno delo. Če imate omejen prostor, lahko zgradite več “mirnih” sob, ki jih zaposleni lahko rezervirajo
  • Poskrbite, da so zaposleni sedijo poleg kolegov, ki delajo na podoben način
  • Opremite svojo pisarno z zvočno izoliranimi telefonskimi govorilnicami, kot so govorilnice znamke Framery

3.) Dostop do narave in naravne svetlobe

Če ste kdaj delali v brezdušni pisarni brez okna veste, kako je lahko nestimulativen. Neposredna bližina naravnega okolja se je izkazala za zelo pomembno pri dobrobiti človeka – tudi obstoj enega samega okna ima lahko pozitivne učinke na dejavnike, kot je stres.

Oblikovalske rešitve:

  • Maksimalno izkoristite prenos svetlobe s koriščenjem steklene pregrade kjer je mogoče.
  • Zagotovite zaposlenim zunanji/odprt prostor, ki ga lahko koristijo za čas odmora.
  • Zberite delovni prostor z veliko okni in naravno svetlobo.
  • Postavite rastline po pisarni.

4.) Senzorična stimulacija in variabilnost

Dolgočasne pisarne v bež barvi, razdeljene na nešteto enakih delovnih oddelkov, ki delujejo kot omrtvičenje za čute in zmanjšajo koncentracijo zaposlenih. Vendar čutna stimulacija ne velja za uvedbo močne svetlobe in hrupa, saj lahko ti dejavniki negativno vplivajo na produktivnost. Stimulacija je dosežena, kot je bilo že omenjeno s postavitvijo okna, ki ponuja čudovit razgled, različne barve in teksture, spremenljivost v prostoru in prijetne vonjave.

Oblikovalske rešitve:

  • Uporabite materiale raznolikih barv in tekstur.
  • Postavite umetniška dela, skulpture i rastline za okras.

5.) Izbor

Že več kot sto let se podjetja odločajo za pisarniški prostor odprtega tipa in milijone zaposlenih je tesno stisnjeno eden poleg drugega. Vendar pa raziskave podjetja kažejo, da so delavci, ki delajo v pisarnah tega načrta nestrpni in raztreseni. Strokovnjaki pravijo, da so zaposleni bolj učinkoviti, ko lahko sami nadzorujejo svoje okolje.

To še posebej velja za delovna mesta, ki zahtevajo več različnih načinov dela. Če je za nekatere naloge potrebno resnično osredotočenje, druge pa zahtevajo sodelovanje s kolegi, preprosto ne morete dati od sebe maksimuma v obeh primerih, če imate samo eno mesto za vse oblike izvedbe.

Oblikovalske rešitve:

  • Omogočite zaposlenim, da izberejo delovno okolje glede na vrsto dela – v to spadajo prostori za individualno delo v miru in tišini, kot tudi prostori za glasno delo v skupini.
  • Opremite prostor večnamenskim pohištvom in sistemi za regulacijo toplote, tako da lahko vaši zaposleni ustvarijo pogoje, ki najbolj odgovarjajo njihovim potrebam.

6.) Izberite pravo aromo

Mislite, da vonj ne vpliva na produktivnost? Razmislite ponovno! Dokazano je, da ima vonj močan vpliv na učinkovitost. Raziskava podjetja Takasago, ki je največji japonski proizvajalec parfumov, je pokazala, da 54% daktilografov dela manj napak pri tipkanju, če začutijo vonj limone, 33% manj napak pri vonju jasmina in 20% manj napak pri vonju sivke.

Oblikovalske rešitve:

  • Vložite v osvežilce zraka in razpršilce vonja – izbirajte arome kot so limona, ki povečuje koncentracijo, sivka, ki pomirja ali jasmin, ki poveča samozavest in optimizem in daje energijo

7.) Izberite pravo barvo

Kot je to primer z vonjem, obstajajo objektivne ugotovitve o verjetnih učinkih barv na delovnem mestu.

  • Svetle barve (kot rdeča) so povezane z natančnostjo in poudarkom
  • Modra je povezana z učinki umirjanja
  • Rdeča se povezuje z občutkom moči in energičnosti
  • Rumena je povezana s previdnostno
  • Oranžna je povezana z zaupanjem in navdušenjem

Oblikovalske rešitve:

  • Strateško koristite izbrano barvo na mestih, kjer želite poudariti določeno razpoloženje.
  • Uporabite svetlejše barve, da bi prostor izgledal vedro (naravna svetloba dokazano povečuje produktivnost)

8.) Zmanjšajte gnečo

V obremenjenih delovnih mestih se je pokazala manjša učinkovitost – še posebej, ko gre za bolj kompleksne naloge. Seveda se lahko obremenjenost poveže s hrupom in okoliškimi aktivnostim, ki vplivajo na delavce, ampak končni rezultat je senzorična preobremenitev. Dojemanje množice se razlikuje od posameznika do posameznika in od kulture do kulture, vendar še vedno obstaja nekaj splošnih pravil:

  • Svetle, zračne sobe dajejo vtis manjše gneče.
  • Izkušnjo prezasedenosti lahko zmanjša strateška razporeditev pohištva, rastlin in dekoracije.

Oblikovalske rešitve:

  • Poskusite urediti mize tako, da zaposleni nimajo direktnega pogleda med seboj
  • Če je mogoče, postavite okna z dobrim pogledom

Če se vaši zaposleni dobro naspali in zajtrkovati, preden pridejo na delo je izven vašega nadzora. V nasprotju s tem pa je njihovo delovno okolje povsem v vaših rokah. Ti osnovni oblikovni elementi imajo lahko močan vpliv na učinkovitost vaših zaposlenih in vam omogočajo, da dobite od njih maksimum.

Kaj menite o načinih izboljšanja produktivnosti pri načrtovanju pisarne? Imate druge predloge? Več o načrtovanju pisarniških prostorov na: https://www.steelcase.com/insights/360-magazine/